Quy định về Tài chính tại AdenZ Travel
1. Thu chi tiền
Việc thu chi tiền mặt là nhiệm vụ của bộ phận kế toán, khi bộ phận kế toán không thể trực tiếp thu/chi hoặc được yêu cầu, các nhân viên khác có quyền được thu/chi để đảm bảo tiến độ công việc, nhưng phải báo cáo và nộp tiền về công ty ngay trong ngày hoặc chậm nhất vào sáng ngày kế tiếp. Khi thu/chi nhất định phải dùng biểu mẫu Phiếu thu tiền được kế toán phát hành và Phiếu xác nhận dịch vụ nêu rõ nội dung thu/chi và chữ ký xác nhận của người nhận tiền/người trả tiền.
Người bán hoặc người thu tiền có trách nhiệm giải thích cho khách hiểu Phiếu xác nhận dịch vụ có thể thay thế cho hợp đồng.
Tuyệt đối không được nhận tiền chuyển khoản của khách hàng vào tài khoản cá nhân của mình, rồi chuyển lại công ty sau. Nếu khách hàng thanh toán chuyển khoản, chỉ sử dụng các tài khoản được công ty công bố.
Trường hợp nhân viên thu tiền mặt của khách hàng mà vi phạm không nộp về công ty ngay theo quy định này hoặc dùng tài khoản cá nhân của mình để nhận tiền từ khách hàng, nếu phát hiện sẽ bị buộc đóng quỹ 500.000 đ/lần vi phạm. Số tiền bị buộc đóng quỹ được sung vào Quỹ nội bộ của nhân viên. Vi phạm quá 2 lần, sẽ bị xem xét kỷ luật ở mức cao nhất là sa thải.
2. Tạm ứng tiền
Nhân viên công ty có quyền tạm ứng tiền để thực hiện công tác, khi tạm ứng tiền phải có giấy đề nghị tạm ứng và các chứng từ, kế hoạch, bảng chiết tính dự trù chi phí, thời hạn thanh toán/hoàn ứng kèm theo. Giấy tạm ứng phải trình trưởng bộ phận và giám đốc phê duyệt trước khi được kế toán chi tiền tạm ứng.
3. Hoàn ứng
Nhân viên công ty khi ứng tiền cho công tác phải có trách nhiệm hoàn ứng ngay khi kết thúc công việc đó. Thời hạn hoàn ứng tối đa là 3 ngày làm việc kể từ khi hoàn thành công việc. Các chi phí khi hoàn ứng phải có hóa đơn tài chính và các chứng từ khác theo quy định của Pháp luật và Công ty.
Nếu đến hạn mà nhân viên không hoàn ứng mà cũng không có lý do chính đáng được duyệt thì số tiền tạm ứng đó sẽ được trừ trực tiếp vào lương của nhân viên, đồng thời sẽ bị buộc đóng quỹ chậm hoàn ứng là 500.000 đồng/lần vi phạm. Số tiền bị buộc đóng quỹ được sung vào Quỹ nội bộ của nhân viên.
4. Quản lý công nợ
Bộ phận kế toán có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thu hồi công nợ. Các nhân viên phụ trách khách hàng phải phối hợp với kế toán để thu hồi công nợ. Nếu có công nợ khó đòi (chậm trả khi đến hạn thanh toán), phải báo cáo ngay cho quản lý trực tiếp. Vi phạm không báo cáo sẽ bị buộc đóng quỹ 200,000 đ/lần vi phạm. Đối với nhân viên kinh doanh và điều hành tour, khi chưa thu hồi hết công nợ thì chưa được tính doanh số của tour đó. Trừ trường hợp đặc biệt có lý do chính đáng được giám đốc phê duyệt.
Đối với các hợp đồng có điều khoản trả sau, chỉ chấp nhận cho trả sau đối với khách hàng là các pháp nhân (có con dấu, tài khoản ngân hàng) và số tiền trả sau không được vượt quá 20% giá trị hợp đồng, thời hạn trả sau không quá 07 ngày. Nếu có các trường hợp đặc biệt khác, trước đàm phán với khách hàng phải báo cáo xin ý của giám đốc về số tiền trả sau và thời hạn thanh toán. Không tự ý đàm phán số tiền và thời hạn trả sau với đối tác. Vi phạm không báo cáo sẽ bị buộc đóng quỹ 200,000 đ/lần vi phạm và tự chịu trách nhiệm nếu xảy ra công nợ khó đòi.
5. Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Căn cứ theo luật thuế thu nhập cá nhân, người có thu nhập phải nộp thuế TNCN theo biểu thuế lũy tiến hiện hành của nhà nước.
Trong trường hợp nhân viên không có hồ sơ làm việc lưu tại công ty để làm mã số thuế TNCN thì công ty sẽ khấu trừ 10% thuế TNCN để nộp cho Nhà nước theo quy định.