Các nguyên tắc làm việc - Các chiến binh AdenZ Travel

1. Nguyên tắc khi làm việc với trưởng bộ phận, giám đốc, chủ tịch

Khi gặp bàn về công việc thì cần phải chuẩn bị bản danh sách các công việc cần bàn và kèm theo các giải pháp trước khi xin ý kiến về vấn đề đó. Qua quá trình bàn bạc và phân tích sẽ đề xuất giải pháp mang tính hiệu quả cao nhất.
Trước mỗi buổi họp cần nêu ra mục đích, mục tiêu và kế hoạch cụ thể. Kết thúc buổi họp cần có sự thống nhất, phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân, đội nhóm kèm theo thời hạn rõ ràng.
Đối với các vấn đề phải làm rõ nguyên nhân, phân tích và tìm kiếm giải pháp.

2. Nguyên tắc tổ chức và tham dự cuộc họp.

Để điện thoại ở chế độ im lặng hoặc tắt máy. Nếu không có việc cực kỳ gấp thì không rời khỏi cuộc họp.
Luôn chủ động ghi chép, sẵng sàng học hỏi và tôn trọng ý kiến của đồng nghiệp, lãnh đạo.
Trong buổi họp phải đề ra mục đích, mục tiêu rõ ràng (thời gian thực hiện, thời gian triển khai…).
Công ty có lịch họp giữa Ban giám đốc và trưởng các bộ phận cố định vào Thứ 3 hàng tuần hoặc có thể thay đổi tùy theo tình hình thực tế.
Các phòng ban, bộ phận có lịch họp riêng do người đứng đầu sắp xếp và điều hành.

3. Nguyên tắc hành xử khi làm việc.

Về thông tin: yêu cầu một cách chính thống, thông suốt, kịp thời qua công cụ như văn bản, email, tin nhắn và phần mềm quản lý bằng các dạng báo cáo, đề xuất, kiến nghị…
Về phản hồi thông tin: Phản hồi ngay khi đã hẹn, nhận nhiệm vụ hoặc khi đã nhận được đề nghị của bộ phận khác. Phản hồi khách hàng trong vòng 24h. Trường hợp tự xử lý được thì xử lý ngay và báo cáo lại thông qua phần mềm. Nếu không xử lý được phải báo cáo ngay với cấp trên để xin hướng xử lý hoặc nhờ cấp trên xử lý.
Về các vướng mắc cần giải quyết trong công việc, khi trình bày xin ý kiến thì trước hết phải có ít nhất 3 giải pháp trở lên để phân tích, đánh giá và chọn ra giải pháp tốt nhất. (Đối với các vấn đề cấp bách cần xử lý ngay lập tức, nếu có giải pháp tạm thời có thể giải quyết được, thì tạm thời thực hiện và phải đưa thông tin lên cấp trên sau khi hoàn tất công việc).
Chỉ thực hiện công việc khi đã có kế hoạch cụ thể về thời gian, tiến độ và cách thực hiện (kiểm soát độ chính xác của công tác chuẩn bị cho công việc để có hiệu quả cao nhất).

4. Nguyên tắc giao dịch với khách hàng.

Luôn tâm niệm “Chất lượng phục vụ khách hàng chính là thế mạnh và điểm khác biệt của AdenZ Travel so với các công ty khác” và thực hành việc phục vụ khách hàng một cách tận tâm nhất.
Xin thông tin của khách hàng một lần, rõ ràng (tên, địa chỉ, số điện thoại, người liên hệ, các yêu cầu…).
Giao tiếp chuyên nghiệp, lễ phép, nhã nhặn.
Tư vấn thấu đáo và cung cấp thông tin một cách cụ thể (giá, thời gian, thời hạn, phạt huỷ,…). Cùng khách hàng tìm ra giải pháp giúp khách hàng giải quyết vấn đề một cách triệt để.
Cố gắng để làm xong sớm hơn khi đã hẹn, làm đúng cam kết và vượt trên sự mong đợi của khách hàng.
Cảm ơn khi kết thúc giao dịch, khi được giúp đỡ, khi nhận tiền…

5. Nguyên tắc về đối xử với đồng nghiệp.

Hợp tác giúp đỡ, cùng chia sẻ vinh quang và khó khăn.
Nếu xảy ra mâu thuẫn nội bộ, cần được đưa ra làm rõ và các bên nhận trách nhiệm về sai lầm của mình. Thẳng thắn trong đối thoại và tôn trọng đồng nghiệp.
Ứng xử đúng mực với cấp trên và đồng nghiệp.

6. Nguyên tắc giao nhận

Đối với chứng từ: Phải có bản photo chứng từ chính sau đó lấy chữ ký và xác nhận của người nhận.
Đối với tiền và tài sản: Phải có biên nhận, hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi và có chữ ký của cả hai bên: bên nhận và bên giao.
Khi nhận và giao phải đúng, đủ số lượng và có phương án bảo quản an toàn.
Khi lấy hoặc mượn đồ của người khác hoặc bộ phận khác, phải có sự đồng ý của người đó hoặc bộ phận đó.
Trường hợp người không thuộc bộ phận kế toán/thủ quỹ mà nhận tiền, tài sản, biên bản nghiệm thu, hoá đơn chứng từ phải bàn giao ngay bộ phận kế toán/thủ quỹ trong vòng 24h.
Giao nhận và tuân thủ đúng quy trình.

7. Nguyên tắc về hình ảnh (nhận diện thương hiệu)

Tất cả các mẫu văn bản đều phải có logo AdenZ Travel và có chữ ký Email giới thiệu về công ty và ngành nghề kinh doanh.
Mặc đồng phục theo quy định của công ty (nếu có).
Các giấy tờ báo cáo, báo giá… cần có logo. Với những đồng phục hoặc hình ảnh đã cũ, hỏng…thì không được sử dụng.

8. Nguyên tắc về việc gửi thông tin

Thông tin luôn đúng khuôn mẫu, đúng chính tả và trung thực.
Tất cả các email công việc đều phải sử dụng địa chỉ email của công ty, người gửi và trả lời email có trách nhiệm phải CC, BCC email cho đồng nghiệp cùng bộ phận, trưởng bộ phận, ban lãnh đạo và những đồng nghiệp có liên quan khác.
Những thông điệp quảng cáo như Email, tin, thư… trước khi gửi đi cho một hoặc gửi hàng loạt đến với khách hàng phải có sự kiểm duyệt của cấp trưởng bộ phận trở lên.
Những báo giá, hợp đồng, các mẫu văn bản khi đưa vào sử dụng hàng loạt hoặc gửi cho khách hàng phải được cấp trưởng bộ phận trở lên phê duyệt.

9. Nguyên tắc về áp dụng Cách quản lý mới/ Nội quy/ Quy chế/ Chiến lược/ Thay đổi mục tiêu/ Tên hay nhãn hiệu/ Dự án mới.

Trước khi đưa những chính sách, chương trình hay kế hoạch vào áp dụng đối với bộ phận hoặc toàn công ty phải được sự phê duyệt của cấp giám đốc trở lên.
Với cách quản lý mới/ nội quy/ quy chế / chiến lược/ mục tiêu/ tên công ty hay nhãn hiệu thì do Giám đốc hay Tổng giám đốc phê duyệt và qua phản biện và có khảo sát ý kiến tập thể.

10. Nguyên tắc vi phạm không quá 3 lần