Nội quy chung tại AdenZ Travel
1. Nội quy cơ bản cần tuân thủ
Chỗ làm việc gọn gàng, sạch sẽ (Học và ứng dụng quy tắc 5S: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng): Văn phòng phải được vệ sinh hàng ngày. Các nhân viên công ty phân chia công việc để làm vệ sinh vào đầu giờ sáng theo lịch, bao gồm: quét sàn, lau sạch cửa kính, bàn ghế, dụng cụ, sàn nhà.
Trong giờ làm việc, tuyệt đối không được ăn hay để đồ ăn tại các khu vực văn phòng, trừ những dịp lễ và lãnh đạo công ty cho phép. Nếu có đồ ăn, nhân viên phải để tại một nơi khuất tầm nhìn và đồ ăn không được có mùi.
Giờ giấc: đến đúng giờ làm việc (bắt đầu làm việc từ 8h sáng, kết thúc 5h30 chiều, nghỉ trưa từ 12h đến 1h30 chiều), đến trước 10 – 15 phút khi hẹn với đối tác để tạo thiện cảm và sự chuyên nghiệp.
Có tác phong làm việc chuyên nghiệp và ứng xử có văn hóa; luôn giữ thái độ hòa nhã, lịch sự, cởi mở và sẵn sàng giúp đỡ, hỗ trợ khách hàng, đối tác, đồng nghiệp ở mọi nơi, mọi lúc.
Luôn có ý thức tiết kiệm, bảo vệ, giữ gìn tài sản vật chất của công ty. Xây dựng và bảo vệ hình ảnh, uy tín và các giá trị văn hóa, tinh thần của AdenZ Travel.
Đề cao tinh thần trách nhiệm, làm việc tận tâm; không né tránh hay đùn đẩy trách nhiệm.
Tiếp khách: mời vào phòng họp riêng, mời nước, bàn bạc trong phòng họp, tránh ảnh hưởng tới các thành viên khác trong công ty. Nhân viên giao dịch khi thấy khách ngần ngại hoặc không lấy nước, phải chủ động rót nước mời khách.
Luôn luôn nói tích cực về đồng nghiệp, cần phải góp ý chân thành thẳng thắn lỗi của người khác theo hướng tích cực. Luôn phát huy tinh thần đoàn kết nội bộ.
Nghỉ phép theo kế hoạch, có biên bản bàn giao công việc cụ thể cho cá nhân cụ thể.
Văn bản phải ký nháy và có sự phê duyệt của cấp trên trước khi gửi ra bên ngoài.
Có sổ tay để ghi nhật ký công việc và dành 5 phút đầu giờ lên kế hoạch cho những công việc cụ thể, cần thiết phải hoàn thành trong ngày.
Khi bàn giao giấy tờ, chứng từ cần photo lại 1 bản nếu bàn giao bản gốc và ký vào bản photo của người nhận đã nhận bản gốc.
Khi lưu trữ tài liệu phải ghi tên, số thứ tự để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ kiểm tra.
Khi tiếp nhận thông tin của đối tác cần phải xin lại thông tin: tên, sđt, email, địa chỉ nếu có và các yêu cầu khác của khách hàng.
Các Báo cáo phải nộp đúng thời hạn (Báo cáo tuần trước 20h ngày thứ 7, báo cáo quý trước 20h ngày Thứ 7 cuối của quý)
Tôn trọng và duy trì hệ thống nhận diện thương hiệu của công ty (đồng phục, logo Công ty, hệ thống văn bản, báo cáo…).
Mọi cuộc họp, báo cáo, tài liệu đều phải lưu lại trong hệ thống (Máy chủ, ổ cứng độc lập, Google drive). Còn tài liệu liên quan đến pháp lý sẽ lưu thêm bản cứng.
Không được xuất bản hoặc cho phép xuất bản bài viết, sách báo, hình ảnh, thư từ cũng như tham gia phỏng vấn với báo chí, đài hoặc rao giảng hay diễn thuyết những vấn đề liên quan đến chức năng, việc kinh doanh hay hoạt động của Công ty.
Không tiết lộ cho bất kỳ người nào khác, hoặc sử dụng vì mục đích cá nhân các thông tin mật có được trong quá trình làm việc của mình liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty bao gồm chiến lược, danh sách khách hàng, danh sách khách hàng tiềm năng, danh sách người lao động, số lượng và địa điểm của các văn phòng kinh doanh, các dịch vụ và chương trình mới cũng như đang áp dụng, giá cả và các điều kiện khác.
Lập tức thông báo cho công ty về bất cứ hành vi sai trái hoặc làm ảnh hưởng đến lợi ích của công ty của bất cứ cá nhân nào nếu biết được.
2. Quy chế xử phạt
Vi phạm lần đầu sẽ bị khiển trách, nhắc nhở.
Vi phạm từ lần thứ 2 trở lên sẽ bị buộc đóng quỹ. Các khoản tiền sẽ bị trừ vào lương được dùng để lập “Quỹ nội bộ của nhân viên” để hỗ trợ cho việc tổ chức liên hoan những dịp đặc biệt (8/3, 20/10, rằm trung thu….)
Vi phạm nội quy 2 lần/tháng bị buộc đóng quỹ 50.000đ
Vi phạm nội quy 3 lần/tháng bị buộc đóng quỹ 100.000đ
Vi phạm nội quy trên 3 lần/tháng bị buộc đóng quỹ 300.000đ
Lưu ý:
- Đối với vị trí trưởng nhóm trở lên, mức phạt sẽ tăng gấp đôi.
- Tiền buộc đóng quỹ được thu bằng tiền mặt hoặc trừ vào lương của CBNV.
- Những trường hợp bất khả kháng không thể tuân theo nội quy phải có lý do hợp lý (tai nạn bất ngờ, đi công tác, hẹn gặp khách hàng,…) và phải có căn cứ xác thực.
3. Quy chế sa thải
Sa thải ngay khi vi phạm nghiêm trọng 1 trong 6 điều sau:
- Xúc phạm khách hàng (mắng, chửi, đánh…)
- Đánh nhau trong công ty và có hành vi, cử chỉ, lời nói nhằm phá hoại nội bộ công ty gây mất đoàn kết nội bộ, dị nghị đồn thổi thất thiệt.
- Gian lận trong chi tiêu, chi phí, định mức và kết quả.
- Tự ý sửa các báo cáo, số liệu, làm thông tin giả, làm sai lệch sự thực.
- Chủ xướng hoặc tham gia hành vi gây hại cho tổ chức.
- Sử dụng nguồn, phương tiện, dữ liệu của công ty mưu lợi riêng.
- Vi phạm nguyên tắc làm việc trên 3 lần.
- Trường hợp sa thải ngay còn phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho công ty và cắt toàn bộ thưởng (nếu có).
- Mức đề nghị truy tố: vi phạm 6 điều ở trên nhưng có ý đồ tiếp diễn lớn hơn (báo cơ quan Luật pháp quyết định)
- Trường hợp sa thải, cắt giảm do cán bộ công nhân viên không đáp ứng được yêu cầu của công ty.
Ba tháng 1 lần giám đốc hoặc ủy quyền cho người khác phỏng vấn trực tiếp về:
- Các nội quy, quy chế, chính sách của công ty
- Các văn hóa hay giá trị cốt lõi của công ty
- Các quy trình làm việc ở bộ phận đó
- Các nguyên tắc về giao dịch với khách hàng
Nếu không đạt bài phỏng vấn:
- Lần 1 không đạt -> nhắc nhở.
- Lần 2 không đạt -> cảnh cáo.
- Lần 3 không đạt -> sa thải.